Jak może wyglądać obieg wniosków urlopowych w danej firmie? Wszelakie czynności z tym związane mogą być ujęte i zorganizowane zgodnie z zasadami systemu kancelaryjnego. Wówczas zasady przyjmowania pism, ich opracowania, wysyłki oraz przechowywania określone są w instrukcji kancelaryjnej. Obecnie można przeprowadzać obieg wniosków urlopowych w trzech różnych systemach kancelaryjnych: dziennikowym, bezdziennikowym i mieszanym. System dziennikowy oznacza ciągłą rejestrację dokumentacji – z jednej strony jest niestety pracochłonny i uniemożliwia osiągnięcie pełnej sprawności obiegu, z drugiej zaś zapewnia ogromną kontrolę nad przepływającymi wnioskami. W systemie bezdziennikowym, przeciwnie – nie rejestrujemy żadnych pojedynczych pism, a jedynie te sprawy, które zostały już rozwiązane.